Problembeschreibung:
Die Erstellung von Projektkorrespondenz nimmt einen umfangreichen Teil der Aufmerksamkeit des Projektleiters in Anspruch.
Briefe sind meist das wichtigste vertraglich festgelegte Mittel zur Projektkommunikation zwischen Kunde und Auftragnehmer
Einen korrekten Geschäftsbrief zu erstellen, mit Anlagen und Verweisen, ist aufwendig
Geschäftsbriefe müssen gewissen formalen Anforderungen genügen, brauchen eine eindeutige Referenznummer, dürfen nicht verloren gehen
und müssen schnell wiedergefunden werden.
Auch Briefe mit scheinbar belanglosen Sachverhalten können einmal im Rahmen eines Claim-Verfahrens eine große Bedeutung erhalten.
Geschäftsbriefe werden regelmässig mit Textprogrammen erstellt, ein Brief entsteht dabei durch Copy/Paste aus einem geeigneten Vorgänger.
Danach werden die entsprechenden Anpassungen durchgeführt:
Anpassen des Empfängers, sowie der CC Liste
Anpassung Datum, Referenznummer, Betreff, Formulierung des Inhalts, Nennung der Anlagen
Ausdrucken, Beilegen der Anlagen, Unterschriften, Einscannen, Anfertigen von Kopien etc., Ablage
Nach Auslieferung des Briefes ist eventuell noch die Übergabequittung abzulegen (in internationalen Projekten üblich)
Bei diesem klassischen Verfahren werden naturgemäß gelegentlich Fehler entstehen, z.b. falsche Referenznummer oder falsche/fehlende Anlagen.
Zudem ist solch eine manuelle Erstellung immer einem Software-unterstützten System unterlegen,
welches ohne weiteres zig oder 100te von Anlagen korrekt aufnehmen und der Korrespondenz anfügen könnte.
Leistungen des PMT-Moduls CORR
Erzeugung eines Briefes durch Anklicken des Projektes auf der Modulseite. Hauptadressat (die im Vertrag festgelegte Voreinstellung) kann übernommen werden,
Datum, neue Referenznummer, sowie die Absenderinformationen werden automatisch eingestellt.
Der Betreff wird aus einer Liste, geordnet nach Auftretenshäufigkeiten, ausgewählt, oder direkt eingegeben.
Der Brieftext wird in ein Textfeld beliebiger Länge mit Formatierungen eingegeben.
Die Anlagen zum Brief werden aus dem Archiv (aus früheren Briefen oder Dokumenten) ausgewählt und automatisch im Brief aufgeführt,
sowie für die Auslieferung als Anhänge bereitgestellt.
Die Korrespondenz kann elektronisch zugestellt werden und/oder ausgedruckt werden. Ein direktes Eindrucken der Unterschrift(en) in die Korrespondenz kann erfolgen,
wahlweise ist auch digitale Signatur möglich, falls dieses Verfahren im Projekt zugelassen ist.
Archivablage erfolgt automatisch, zusammen mit automatischen Tags aus dem Betreff für die Suchfunktion. Der Brief kann jederzeit reproduziert werden.
Übergabequittungen müssen weiterhin eingescannt und dem Brief zugeordnet werden.
Ausstattung des Kunden mit dem passenden Korrespondenzmodul ermöglicht die komfortable und gesicherte elektronisch Abwicklung der gesamten Kommunikation.
