Aufbau von Claims

Problembeschreibung:

In die Erstellung eines Claims wird meist erst dann ein Gedanke investiert, wenn Projektverzug offenkundig ist und Pönale droht. Die Pönaleklausel im Vertrag lautet häufig: 10% des Vertragswerts ist die Obergrenze, je Tag Verzug 0,1%. Somit ist nach 100 Tagen verschuldeten Verzugs die maximale Pönale von 10% erreicht.
Bekanntlich liegen die Ursachen für den Projektverzug nur selten in einer klaren, leicht zu benennenden Störung im Projektablauf. In der Projektrealität baut sich ein Verzug aus zahlreichen kleinen Delays auf, die jeder für sich nicht als claimwürdig eingestuft werden, in Summe jedoch dann merkbaren Verzug erbringen. Ein paar Beispiele für Gründe von inkrementellen oder latenten Verzügen:
  1. Für die Prüfung von Zeichnungen durch den Consultant ist im Vertrag ein bestimmter Zeitraum vorgesehen. Dieser Zeitraum wird (vom Auftraggeber bzw. Consultant) immer um ein paar Tage überschritten. Bei durchschnittlich 300 Zeichnungen pro Anlage gibt es reichlich Potential für Verzug.
  2. Meist wird im Terminplan vergessen, einen zweiten Durchgang für die Zeichnungskorrekturen zu berücksichtigen. Dieser wird notwendig, falls die Kommentare der ersten Einreichung eingearbeitet worden sind, also praktisch bei jeder Zeichnung.
    Das bedeutet dann einen Komplettdurchlauf der Zeichnung beim Kunden bzw. Consultant und kann die vertraglich vorgesehene Prüfzeit benötigen, z.B. ≥ 3 Wochen.
  3. Nicht rechtzeitig fertiggestellte Zeichnungen bedeuten beim geplanten Baubeginn ein Defizit an freigegebenen Unterlagen.
    Man fängt jedoch schon mal an und verursacht damit automatisch latente Doppelarbeit, also Mehrkosten und/oder Verzüge. Diese Verzüge werden jedoch nicht bei der verursachenden Planerstellung (im Engineering) offenkundig, sondern erst während der darauffolgenden Bauphase.
  4. Beschaffung und Lieferung vertraglicher Ersatzteile, As-Built-Zeichnungen, Schulungen, Genehmigungen werden meist viel zu spät angegangen und führen danach zu enormen Verzügen.
Diese Punkte können nur dann geclaimt werden, wenn sie nicht auf eigenes Verschulden zurückzuführen sind, sondern der Auftraggeber - oder noch besser - eine dritte Partei ursächlich beteiligt waren.
Falls ein claimwürdiger Verzug erkannt wird, ist es wichtig, die vertraglich festgelegten Meldeverfahren anzuwenden.

Leistungen des PMT-Moduls CLAIM

  1. Der oben genannte Verzug des Consultants bei der Zeichnungsfreigabe kann als Verzug durch den Auftraggeber bewertet werden, und kann damit nützlich sein, eigene Verzüge zu kompensieren. Das CLAIM-Modul bietet die Möglichkeit jeden einzelnen kleinen Punkt als Claim aufzunehmen, Gruppen zu bilden, Verzugssalden zu führen und dies übersichtlich darzustellen.
  2. Claim-Reports können aus dem System heraus erzeugt werden. Der gesamte Saldo des Verzugs kann dargestellt werden, entweder über alle Claimgruppen oder je Claim einzeln.
  3. Die vertraglichen Meldeverfahren können im System konfiguriert werden. Es wird sichergestellt, dass keine vertraglich festgelegte Meldung verlorengeht.
  4. Das Claim-Modul erlaubt es auch, (interne) Claims zu bilden, die nicht in den Kundenreports oder Übersichten gezeigt werden. Diese internen Claims sind gegen Zulieferer (intern oder extern) gerichtet.
  5. Claims, die im Aufbau begriffen sind, werden solange nicht in einer externen Übersicht erscheinen, bis sie freigegeben werden.
  6. Zusätzlich zu dem Claim-Report muss für den Claim auch noch eine Textbeschreibung erzeugt werden. Das Modul CLAIM ermöglicht die einfache Referenzierung von Dokumenten und Korrespondenz im Archiv.
    Bei der Generierung des Claims wird die korrekte Referenz zitiert. Das referenzierte Dokument wird als Anlage aufgeführt und kann dem Schreiben auch als Anhang beigefügt werden. Die gesamten Referenzen und Anhänge, sowie der formale Teil der Korrespondenz (Briefkopf mit Ref-Nummer, Adresse, Datum, Grussformel, Auflistung der Anhänge) wird automatisch aufgebaut.
    Dadurch wird die formal absolut korrekte Erstellung von Briefen sehr gut unterstützt, und der Autor kann sich auf die textlichen Inhalte des Claims konzentrieren.